Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi
Definisi Manajemen
- Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
- Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
- Lawrence A. Appley berpendapat bahwa pengertian manajemen merupakan keahlian untuk menggerakan orang agar melakukan sesuatu
- George R. Terry mengatakan bahwa manajemen merupakan proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan: perencanaan, pengorganisasian, menggerkan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain.
Aktivitas Manajemen
- Perencanaan – memutuskan apa yang harus dilakukan
- Mengorganisasi – membuat penyusunan
- Pengaturan orang – memilih orang yang tepat untuk sebuah pekerjaan
- Mengarahkan – memberikan instruksi
- Monitor – Melakukan pengecekan progres
- Kontrol – mengambil action untuk perbaikan
- Inovasi – memberikan solusi baru
- Mewakili – berhubungan dengan user
Tujuan Manajemen
Mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber-sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketepatan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif.
Unsur-Unsur Manajemen
- Tujuan: Sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu dan keselamatan.
- Pemimpin: Mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.
- Sumber-sumber daya yang terbatas : Manusia, Modal/Biaya, Peralatan dan Material.
- Kegiatan: Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian.
Definisi Proyek
- Gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.
- Definisi kamus bahwa Proyek adalah perencanaan / perancangan yang spesifik atau pekerjaan terencana atau pekerjaan yang besar (Longman Concise English Dictionary, 1982)
Karakteristik – Karateristik Proyek
- Tugas non rutin
- Perlu perencanaan
- Tujuan spesifik yang akan dicapai atau produk spesifik yang akan dibuat
- Proyek harus ditentukan jangka waktu
- Pekerjaan dikerjakan untuk seseorang bukan untuk diri kita
- Pekerjaan melibatkan beberapa spesialis
- Sumber daya proyek yang tersedia dibatasi
- Proyek itu pekerjaan besar / komplek
Manajemen Proyek
Penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan, cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselamatan kerja.
Proses Manajemen Proyek
Proses manajemen proyek dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input-input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi dan data yang digunakan serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
Agar output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyek dilaksanakan
Aspek-Aspek dalam Manajemen Proyek
Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi dan menjadi masalah dalam manajemen proyek serta membutuhkan penanganan yang cermat adalah:
- Aspek Keuangan : Berkaitan dengan pembelanjaan dan pembiayaan proyek. Biasanya berasal dari modal sendiri, pinjaman bank (investor) dalam jangka pendek atau jangka panjang.
- Aspek Anggaran Biaya : Berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian biaya selama proyek berlangsung.
- Aspek Manajemen SDM : Berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi SDM selama proyek berlangsung.
- Aspek Manajemen Produksi : Berkaitan dengan hasil akhir dari proyek.
- Aspek Harga : Berkaitan dengan persaingan harga yang dapat merugikan perusahaan karena produk yang dihasilkan membutuhkan biaya produksi yang tinggi dan kalah bersaing dengan produk lain.
- Aspek Efektivitas dan Efisiensi : Masalah ini dapat merugikan bila fungsi produk yang dihasilkan tidak terpenuhi/ tidak efektif dan tidak efisiensi serhingga usaha produksi membutuhkan biaya yang besar.
- Aspek Pemasaran : Berkaitan dengan perkembangan faktor eksternal sehubungan dengan persaingan harga, strategi promosi, mutu produk serta analisis pasar.
- Aspek Mutu : Berkaitan dengan kualitas produk akhir yang nantinya dapat meningkatkan daya saing serta memberikan kepuasan bagi pelanggan (User).
- Aspek Waktu : masalah waktu dapat menimbulkan kerugian biaya bila terlambat dari yang direncanakan serta akan menguntungkan bila dipercepat
Definisi Umum Manajemen Proyek Sistem Informasi
- Manajemen proyek sistem informasi adalah langkah-langkah yang diperlukan dalam sebuah pembuatan proyek sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.
- Manajemen proyek sistem informasi adalah kerangka kerja atau inisiatif yang mengukur tingkat keberhasilan proyek. Manajemen Proyek Sistem Informasi memberikan informasi yang diperlukan untuk memantau dan mengendalikan proyek.
- Sebuah sistem informasi manajemen proyek dapat menjadi kerangka kerja untuk memandu kemajuan proyek dan membantu untuk meningkatkan tingkat keberhasilannya.
Konsep Proyek Sistem Informasi
Manajemen proyek sistem informasi yang efektif bisa dipengaruhi oleh 4 (empat) faktor utama
1. Manusia | Human
Faktor manusia yang berperan penting ini dinyatakan didalam model kematangan kemampuan manajemen manusia yang mempunyai fungsi untuk meningkatkan kesiapan suatu sistem informasi didalam memecahkan masalah dengan menjalankan kegiatan :
- Seleksi (memilih, menerima)
- Kinerja Manajemen
- Pelatihan
- Kompensasi
- Pengembangan Karir
- Organisasi
- Perencanaan Kerja
- Pengembangan Tim
2. Produk | Product
Dalam pengembangan manajemen proyek sistem informasi, produk memiliki peranan dalam :
- Penentuan ruang lingkup
- Penentuan obyektif produk
- Pendefinisian solusi alternatif
3. Proses | Proccess
Pada faktor proses, perlu dipertimbangkan :
- Kegiatan layar kerja dari suatu pengembangan software ditentukan
- Bermacam tugas, milestone, produc kerja serta poin poin tentang quality assurance dibahas
4. Proyek | Project
Pada faktor proyek, masalah hendaknya di antisipasi :
- Biaya proyek mengalami pembengkakan dan jadwal penyelesaian proyek yang diperpanjang.
- Permasalahan gagal atau tidaknya sebuah proyek
Elemen Manajemen Proyek Sistem Informasi
Tiga elemen utama manajemen proyek, yaitu :
- Anggota Tim Proyek – terdiri dari individu-individu dari berbagai departemen dalam organisasi atau konsultan di luar organisasi berdasarkan kemampuan, keahlian dan pengalaman khusus mereka yang terkait dengan aktivitas proyek.
- Perencanaan Proyek – pernyataan pekerjaan merupakan format deskripsi yang tertulis mengenai tujuan, pekerjaan dan batas waktu pelaksanaan proyek. Elemen-elemen proses perencanaan proyek : tujuan proyek, mengidentifikasi aktivitas, menetapkan hubungan mendahului, membuat estimasi waktu, menentukan waktu penyelesaian proyek, membandingkan tujuan dengan jadwal proyek, menentukan sumberdaya untuk mencapai tujuan proyek
- Pengendalian Proyek – memastikan bahwa seluruh aktivitas telah diindentifikasi dan dicakup dan memastikan bahwa aktivitas dilakukan sesuia dengan urutan yang seharusnya.
Sampel Jaringan Manajemen Proyek Sistem Informasi
1. Gantt Chart
Teknik manajemen tradisional untuk penjadwalan dan perencanaan proyek kecil dengan relatif sedikit aktivitas dan hubungan mendahului. Gantt Chart merupakan grafik dengan baris yang mewakili waktu untuk tiap aktivitas pada proyek yang sedang dianalisis.
2. Diagram Jaring
Tidak ada komentar:
Posting Komentar